Экспертиза проекта

Когда вы завершаете крупный проект, рекомендуется провести так называемый «аудит проекта». Идея состоит в том, чтобы задокументировать, что было правильным и неправильным во время проекта, и, надеюсь, извлечь из этого что-то полезное. Удивительно, но немногие компании тратят время на проведение такого аудита. Если проект был успешным, они хотят быстро перейти к следующему заданию. Если проект потерпел фиаско, о нем хотят как можно быстрее похоронить и забыть. Это позор при любом сценарии.

Если проект был успешным, элементы успеха должны быть четко определены и стать частью «наилучшей практики» компании, чтобы другие могли подражать и достигать такого же успеха. Если проект потерпел неудачу, элементы, приведшие к неудаче, также должны быть задокументированы, чтобы другие могли избежать подобных ловушек. В любом случае аудит проекта — ценный документ, поэтому меня озадачивает, когда компании избегают его проведения. Это, конечно, не пустая трата времени и денег. Как гласит старая поговорка: «Мы учимся на своих ошибках так же, как и на наших успехах». Стоит заказать экспертиза проектной документации.

Откровенно говоря, я думаю, что люди более склонны чувствовать смущение по поводу аудита проектов, поскольку в наши дни в корпоративной Америке слишком много провалов проектов, особенно в ИТ-секторе. Кажется, у людей возникают проблемы с завершением проектов вовремя и в рамках бюджета. На самом деле перерасход средств по проекту кажется нормой. Следовательно, люди не хотят, чтобы их имя ассоциировалось с бедствием, и сделают все возможное, чтобы скрыть это. Думаю, человеку свойственно так думать.

Компании настолько избегают проведения аудитов проектов, что многие из них забыли, как их подготовить. Во-первых, лицо, проводящее аудит, не должно быть руководителем проекта или ведущим проектировщиком. Скорее, это должен быть нейтральный наблюдатель, у которого нет проблем с суждением о том, что правильно, а что нет. Аудитор проекта должен проанализировать следующее:

1. Расчетное и фактическое графики и оценки (как затраты, так и время).

2. Следует подготовить окончательный анализ затрат и результатов, который, надеюсь, можно будет сравнить с анализом, подготовленным в первоначальном ТЭО.

3. Если проект ориентирован на продукт (спроектировать и разработать что-либо), следует подготовить анализ готового продукта в сравнении с его проектными спецификациями.

4. Проведите интервью с участниками проекта, чтобы понять, что было правильно, а что нет.

Заключительный отчет должен быть профессионально подготовлен и представлен для изучения соответствующим менеджерам и руководителям. Презентация должна носить клинический характер, поскольку выступающему следует избегать как пренебрежительных, так и комплиментарных замечаний, поскольку они могут кого-то обидеть. Просто будьте по существу в презентации и позвольте рецензентам сделать свои собственные выводы.